Bestyrelsesmøde #1 2022

Referat af Nobelholm Bestyrelsesmøde #1

18-Mar 2022 16.30 på Nachbar

Bestyrelsesmøde for Nobelholm beboerrepræsentation, Theodore Roosevelts Vej 1,3,5,7,9,13,15,17 og 19 og Jane Addams Vej 6 og 8, 2450 København SV.

https://www.nobelholm.dk/beboerrepræsentation

Deltagere: José Ignacio Argiro (TR 17, 3.4), Michael Søndergaard (TR 13, 1.4) og Jan Buchholt Hebnes (JAV 8, 6tv)

Dagsorden og referat fra mødet:

1. Godkendelse af referat fra stiftende beboermøde den 23-Feb 2022

https://www.nobelholm.dk/Beboerrepresentation/Beboermoder/2022

2. Godkendelse af efterfølgende urafstemning 28-feb til 9-marts

Beslutningen om at oprette en beboerrepræsentation er bekræftet blandt samtlige lejere den 9-marts 2022. Totalt 49 Ja og 2 Nej ud af 165 (193 totale og 28 ledige lejligheder)

https://www.nobelholm.dk/Beboerrepresentation/Beboermoder/2022

3. Etablere forenings CVR
   Der er oprettet CVR 43085492 den 26-feb 2022
   https://datacvr.virk.dk/enhed/virksomhed/43085492
   

4. Kommunikere resultatet til administrator

Den 9-marts 2022 er Marcus Brown (DEAS) blevet orienteret om resultatet af urafstemningen samt CVR og kontakt oplysninger til beboerrepræsentationen. Det er blevet bekræftet at opkrævningen til beboere vil finde sted på den kommende opkrævning.

Nobelholm Beboerrepræsentation

CVR-nummer 43085492

Repræsentaterne blev

Jan Buchholt Hebnes (JAV 8, 6tv)

Michael Søndergaard (TR 13, 1.4)

José Ignacio Argiro (TR 17, 3.4)

Kontaktperson

Jan Buchholt Hebnes

Foreningens email er [email protected]

Vi skal anmode om at i påbegynder opkrævning af 509 kr per år, 42,42 kr per måned jf. § 4, stk. 4 til foreningsarbejdet.

Vi vender tilbage med en bank konto snarest.

Referat fra stiftende beboermøde er at finde på

https://www.nobelholm.dk/Beboerrepresentation/Beboermoder/2022

5. Etablerer foreningskonto i bank

Vi er blev foreslået at benytte Danske Bank som kun har en omkostning på 1000,- årligt for en foreningskonto. Michael har fået underskrifter på foreningens ledelsesoversigt og foretager konto oprettelsen.

https://danskebank.dk/foreninger/produkter/konti/konto-til-foreninger

https://danskebank.dk/foreninger/bliv-kunde/foreningskunde

6. Kommunikere resultatet til beboere
   Den 11 marts 2022 blev hjemmesiden opdateret og resultatet blev kommunikeret på Residents of Nobelholmen (Facebook), herudover blev opslag på døre taget ned kort efter. Vi blev enige om at lave et opslag på alle opgange efter det første bestyrelsesmøde.

Angående general kommunikation til beboerne er det aftalt at Jan undersøger om vi kan få en opgangs nøgle som passer til alle indgange i foreningen således at vi kan arbejde med opslagstavler inde i opgangene i stedet for at klistre tape på dørene. Kontakt til DEAS FS er blevet lavet 19 Marts. Kan vi få adgangen bliver der ved næste møde overvejet opslagstavler.

Det er aftalt at undersøge om vi kan lave tilmelding til mailliste fra hjemmeside hvor der ville kunne kommunikeres opdateringer fra beboerrepræsentationen.

Den samlede kommunikationsplatform ville således blive, hjemmesiden nobelholm.dk, maillisten fra nobelholm.dk, facebook gruppen Residents of Nobelholmen samt opslagstavlerne i opgangene.

7. Etablere foreningsaftale med Lejernes Landsorganisation
   Det blev aftalt at vi i fortsættelse af anbefalingen fra stiftende beboermøde melder os ind i LLO. Jan forsætter dialogen med Robert (LLO) og det forventes at vi bliver oprettet under foreningsnr LLO 22-191.

Det blev aftalt at vi tilmelder os med kvartals afregninger hos LLO og at vi anmoder DEAS om månedlige udbetalinger således at vi enklere kan vurdere aktive beboer på månedsbasis og trimme til med LLO inden afregning. Michael har påtaget sig kasser funktionen og vil etablere disse processer så snart vi har en konto og aftale hos LLO.

8. FAQ til nobelholm.dk med råd til lejer indflytning og udflytning /
   Section for recommendation to joining and leaving tenants
   Jan has been contacted by a few regarding what they should do to protect their deposits when leaving, especially what LLO could provide as services.

To support the knowledge sharing we have decided to set up a section on the website with recommendations. We will build up knowledge based on experiences from leaving tenants. We expect to have a formal guide including a recommendation for new tenants and leaving tenants to consider participation of a LLO representative, at the same place we want to make sure every tenant is using LLO as advisors when required.

To support this process we also want to keep track of how DEAS is operating the Deposits when leaving, so we would like to ask all leaving tenants to share their final billing with us on rep(a)nobelholm.dk so LLO and we can attempt to keep it in check.

9. Forberedelse til Driftsmøde med Ejer, Vicevært og Driftsleder
   
   The planned meet and greet meeting with Marcus DEAS that was agreed on the 14 march was canceled as DEAS did not achieve the right amount of participants from the facility management team.

A new meeting is in planning and DEAS has chosen to invite an owner representative, this changes the meeting from a somewhat informal to a formal Driftsmøde. The Beboerrepræsentation is entitled to a yearly meeting prior to the 1. June where the owner is present together with vicevært and driftsleder to discuss facility management and renovation plans for the next few years. We expect the meeting to change to this format.

1. We have agreed to require LLO participation.
   

2. The main theme for many of the issues raised on beboermøde item 7 and other contexts is a lack of ownership on issues in the building from FS, not following up once communication ends at an external party, in many cases CASA or NPV, but also own service technicians.
   

3. We have received a copy of a formal complaint from a tenant to DEAS. We would like to encourage all tenants complaining to DEAS to send us a copy at rep (a) nobelholm.dk so we can stay in the loop of active topics.
   

4. We would also like to encourage all tenants to share their experiences around leaving the apartments good or bad.
   

5. We expect to be sitting with an owner representative and DEAS Facility services.

There are many areas in the building where DEAS FS is challenged to get traction on issues crossing over to the original builders or the parking owner or external facilities but what should be in everyone's interest is that DEAS has a clear roll in regards to taking ownership and pushing the progress forward on the owners and the tenants behalves.

Regarding the areas of the building where DEAS has full control, there's really no excuse not to have full control. The first tenants moved in a year ago.

10. Eventuelt

Københavns Roklub har plads til flere voksne medlemmer.

Næste bestyrelsesmøde bliver et planlægningsmøde hvor det forsøges at få aktiv deltagelse af LLO som forberedelse til driftsmødet. Dato er endnu ikke fastlagt.

På vegne af Nobelholms Beberrepræsentation